Im Februar wollte einer unserer Kunden ca. 70 Mitarbeiter zu den Inhalten von PRINCE2 trainieren. Hintergrund ist, dass im Unternehmen nach der Methode vorgegangen werden soll und dazu alle Bereiche ein Grundverständnis erhalten sollten. Jetzt stellte sich die Frage, wie dies am besten erreicht werden kann. Eine wichtige Festlegung war, dass die Zertifizierung in PRINCE2 nicht als Ziel aufgenommen wurde, zudem standen nur 2 Tage pro Training zur Verfügung. Nachdem wir die 5 Trainingssessions abgeschlossen haben, haben die Auftraggeber und die Teilnehmer dies als sehr wertvollen Input zur Verbreitung der Methode bewertet.
Es stellte sich die Frage nach den Trainingsinhalten. Gemeinsam mit dem Kunden vereinbarten wir, PRINCE2 in der Theorie kurz vorzustellen und am Beispiel eines internen Projekts in Gruppenarbeiten anzuwenden und zu diskutieren. Mein Training (1,5 Tage) wurde ergänzt durch die Vorstellung der bereits festgelegten internen Prozesse durch die Verantwortlichen des PMO – die Einheit, die sich um Projekt- und Portfoliomanagement-Standards kümmert. Dabei wurde die Ideen aufgegriffen und offene Fragen geklärt.
Als Ergänzung gab es einen kurzen Einblick in die Vorgehensweise der agilen Entwicklung auf Basis von Scrum, da dies in einzelnen Bereichen des Unternehmens genutzt wird. Durch die Mischung der Teilnehmergruppen, die jeweils aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens zusammengestellt wurden, konnte ein interner Austausch erfolgen – und ein erster Schritt zur Verbesserung der internen Zusammenarbeit erreicht werden. Denn es wurde deutlich, mit welchen Herausforderungen die Kollegen umgehen müssen – und dass diese oft ähnlich der eigenen sind.
Die Inhalte von PRINCE2 sind wir anhand der verschiedenen Projektabschnitte Vorbereitung, Initiierung, Umsetzung und Abschluss durchgegangen, einzelne Punkte wie Organisation, Business Case, produktbasierte Planung, die Abstimmung von Arbeitspaketen und der Umgang mit Änderungen im Projektverlauf wurden intensiv besprochen. Für mich als Trainer war es immer wieder interessant, die speziellen Fragestellungen der einzelnen Gruppen mit in das Training aufzunehmen – so wurden die Kerninhalte allen vermittelt, trotzdem wurde jedes Training auf die jeweiligen Teilnehmer zugeschnitten.
Damit hat der Kunde seinen ersten Schritt zur Umsetzung getan – zur nachhaltigen Verankerung kommt es jetzt darauf an, ein Follow-up durchzuführen. Der Aufbau einer Community der Teilnehmer, die Einbindung dieser in die Weiterentwicklung der Standards und die Qualitätssicherung der laufenden Projekte bzgl. der Anwendung sind die nächsten großen Herausforderungen.