Projektkoordination: Besondere Herausforderungen im virtuellen ehrenamtlichen Projekt

Wie an anderer Stelle nachzulesen, unterstützen wir Projekte, die Nachhaltigkeit zum Ziel haben. Der erste klimaneutrale JCI Weltkongress ist eines dieser Projekte. Ich engagiere mich in der Projektkoordination und helfe im Ehrenamt mit, einen vollständig ehrenamtlich organisierten Kongress für ca. 4000-5000 Teilnehmer aus der ganzen Welt in Leipzig zu organisieren. Mit einem über 6 Tage hinweg spannenden Programm und Abendveranstaltungen sowie Partys, die den Rahmen für das Netzwerken über die Berufs-, Branchen- und Landesgrenzen hinweg geben. Unser Team kommt aus ganz Deutschland, daher ist eine virtuelle Zusammenarbeit erforderlich – mit ganz speziellen Herausforderungen an die Projektabeit.

Insbesondere, da ich selbst auch nur eine sehr begrenzte Zeit für dieses Projekt bereitstellen kann, und das aktuelle Team erst recht spät in die Organisation eingestiegen ist, mussten wir Prioritäten in den Aufgaben für das Projektmanagement definieren. Eine Planung der Phasen und Meilensteine anstatt detaillierter Schritte war erforderlich. Wir müssen uns darauf verlassen können, dass das hohe Commitment, das die einzelnen Verantwortlichen mitbringen, viele Unsicherheiten aufgrund des fehlenden Zugriffs auf die Teammitglieder ausgleicht. Aufgrund der Vielzahl von Aufgaben und vertraglich zu regelnden Aspekte wird Projektmanagement inkl. Dokumentation und Berichterstattung nicht als Priorität angesehen.

Durch Einrichten der Kollaborationsplattform Projectplace konnten wir einige Fortschritte in der Zusammenarbeit und Kommunikation erzielen. Wöchentliche Management-Telefonkonferenzen (Telkos), 2-wöchentliche Team-Telkos sowie monatliche physische Meetings mit einem Teil des Teams sollen dazu dienen, dass der Austausch über die einzelnen Teams hinweg funktioniert. Das Aufstellen der Organisation und eines Projektplans und Hilfestellung in der Detailplanung, Follow-up von offenen Punkten insbes. wenn teilprojektübergreifend, Berichterstattung, Moderation der Telkos und Workshops sind wesentliche Punkte, die ich im Team einbringen kann.
In den nächsten Wochen steht die heiße Phase der Vorbereitung an, bis Ende September soll das Programm stehen und veröffentlicht werden, Verträge müssen dann unter Dach und Fach sein. Daran arbeiten alle mit Hochdruck.

Eine besondere Herausforderung in diesem virtuellen Team ist es aus meiner Sicht, das Vertrauen in die Arbeit der einzelnen Bereiche herzustellen – denn übergreifend zu wissen, was in allen Teilen abläuft und dies im Detail zu planen, ist unmöglich. Die Motivation der Projektteams muss durch die jeweiligen Teilprojektleiter hoch gehalten werden, den durch Druck erreicht man im Ehrenamt nur wenig. Die Eigenverantwortung und „der gute Name“ sind dort wesentlich stärkere Treiber. Dieses Entscheidern zu vermitteln, die ihre eigene Sicherheit in einem objektiv sichtbaren Detailplan suchen, ist eine herausfordernde Aufgabe. Daher ist es gerade in dieser Art von Projekten sehr wichtig, das richtige Maß zwischen zentraler und dezentraler Steuerung und Verantwortung zu finden. Dies funktioniert mit definierten Entscheidungskompetenzen und Rückmeldemechanismen, die konsequent eingehalten und eingefordert werden.