Die Diskussion dazu haben wir in der Vorbereitung von Trainings öfter – ist es sinnvoller, eine vorbereitete Fallstudie im Training zur Methodik im Projektmanagement durchzugehen oder nimmt man ein Beispiel aus dem eigenen Umfeld? Meine Trainingserfahrungen in den letzten Wochen haben mich darin bestärkt, für viele der Übungen Projekte aus dem Umfeld der Teilnehmer zu wählen, wenn das Training mit Teilnehmern des gleichen Unternehmens erfolgt. Auch wenn dies für den Trainer eine höhere Herausforderung darstellt als beim vorbereiteten Beispiel. Für die nachhaltige Anwendung und Akzeptanz der Methode im Unternehmen sehe ich dies als einen wichtigen Baustein, aus verschiedenen Gründen.
Nach einer intensiven Woche mit vielen Veranstaltungen, sehr gutem Feedback aller Stakeholder und wenig Eskalationen durften wir uns gestern als Kernteam gegenseitig auf die Schultern klopfen. Denn unser Projekt „JCI World Congress 2014“ in Leipzig, bei dem wir mehr als 300 Programmpunkte vom 24.-29.11. jeweils von morgens bis in die Nacht für die Teilnehmer geboten haben, war ein voller Erfolg. Viele Führungskräfte und junge Unternehmer, die sich als Active Citizens im Rahmen von JCI engagieren, konnten sich zu aktuellen Themen austauschen. Wir konnten die Ideen der Energiewende und Klimaneutralität transportieren, z.B. in dem wir das Projekt Plant for the Planet in Keynote-Speeches, auf der TradeShow und im Kinderprogramm mit aufgenommen haben.
Das Beeindruckende daran ist: Der Kongress wurde komplett ehrenamtlich geplant, gesteuert und umgesetzt. Durch viele Wechsel im Projektteam und Problemen mit einigen Stakeholdern war das Umfeld sehr schwierig, letztlich blieben nur ca. 10 Monate für die konzentrierte Arbeit an den Inhalten, viel verlorenes Vertrauen musste wieder aufgebaut werden. Eine große Herausforderung für alle Beteiligten mit spannenden Erkenntnissen für die Arbeit in dieser Art von Projekten, über die ich im Blog schon ausführlich berichtet habe.
Training oder Workshop? Diese Frage stellt sich bei den interkulturellen Trainings jedes Mal – denn diese halte ich für einen Kunden, bei dem die Teilnehmer wesentlich mehr internationale Erfahrung mitbringen als ich selbst. Und bei dem der Austausch der Erfahrungen untereinander gem. Rückmeldung der Teilnehmer einer der wertvollsten Aspekte des Trainings ist. Zudem gibt es in Abhängigkeit von den Teilnehmern spezifische Fragen zum Verhalten in unterschiedlichen Ländern. Antworten aus eigener Erfahrung im Umgang mit Kollegen und Geschäftspartnern aus Russland, Indien, Ungarn, der Slowakei, Malaysia und Spanien zu bringen, ist nahezu unmöglich – also was tun?
Wie an anderer Stelle nachzulesen, unterstützen wir Projekte, die Nachhaltigkeit zum Ziel haben. Der erste klimaneutrale JCI Weltkongress ist eines dieser Projekte. Ich engagiere mich in der Projektkoordination und helfe im Ehrenamt mit, einen vollständig ehrenamtlich organisierten Kongress für ca. 4000-5000 Teilnehmer aus der ganzen Welt in Leipzig zu organisieren. Mit einem über 6 Tage hinweg spannenden Programm und Abendveranstaltungen sowie Partys, die den Rahmen für das Netzwerken über die Berufs-, Branchen- und Landesgrenzen hinweg geben. Unser Team kommt aus ganz Deutschland, daher ist eine virtuelle Zusammenarbeit erforderlich – mit ganz speziellen Herausforderungen an die Projektabeit.
Den Lessons Learned Day hatte ich bei dem Kunden, mit dem wir im Oktober letzten Jahres einen initialen Projektmanagement-Workshop durchgeführt haben. Dort hatten wir die grundsätzlichen Regeln und Abläufe für alle Projekte mit Beteiligten aus der Geschäftsführung und verschiedenen Abteilungen abgestimmt. Die definierten Follow-up Aktionen wurden umgesetzt und die ersten Projekte nach den neuen Strukturen durchgeführt. Nicht alles von dem, was wir uns zu Beginn vorgenommen hatten, konnte umgesetzt werden. Im Lessons Learned Workshop wollten wir aufbauen auf den Praxis-Erkenntnissen die nächsten Schritte initiieren. Das hat sehr gut funktioniert.
Die Stadtteilbotschafter Frankfurt sind Schüler, Studenten, Auszubildende und bereits im Beruf stehende junge Menschen, die sich ehrenamtlich für ihren Stadtteil engagieren. Die aktuelle Generation 2013/2014 steckt mitten in interessanten Projekten, die Kindern neue Perspektiven bieten und viele Menschen zusammenbringen – sei es aus verschiedenen Kulturen, Altersklassen oder sozialen Hintergründen. Die Herausforderungen der ehrenamtlichen Projektarbeit sind dabei ähnliche wie die, die wir auch in unserer ehrenamtlichen Tätigkeit für die Wirtschaftsjunioren Deutschland kennen gelernt haben.
Im Februar wollte einer unserer Kunden ca. 70 Mitarbeiter zu den Inhalten von PRINCE2 trainieren. Hintergrund ist, dass im Unternehmen nach der Methode vorgegangen werden soll und dazu alle Bereiche ein Grundverständnis erhalten sollten. Jetzt stellte sich die Frage, wie dies am besten erreicht werden kann. Eine wichtige Festlegung war, dass die Zertifizierung in PRINCE2 nicht als Ziel aufgenommen wurde, zudem standen nur 2 Tage pro Training zur Verfügung. Nachdem wir die 5 Trainingssessions abgeschlossen haben, haben die Auftraggeber und die Teilnehmer dies als sehr wertvollen Input zur Verbreitung der Methode bewertet.
Schreiben Sie doch bitte mal ein Konzept dazu! Diese Aufgabe haben sicher viele von uns schon bekommenn – sei es für neue Produkte, Zielgruppen oder Märkte, um als Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen zu dienen. Oder innerhalb von Projekten, um das Vorgehen insgesamt oder für einzelne Aspekte zu beschreiben – wie gehen wir mit Kommunikation, Qualitätssicherung oder Testen um? Aber wie komme ich zu einem guten Konzept? Was steht da drin und wie schaffe ich es, dass der Auftraggeber damit zufrieden ist und es die richtigen Antworten auf seine Fragen liefert?
PRINCE2 und Scrum vertragen sich – und die Ideen aus beiden Methoden lassen sich durchaus gemeinsam anwenden, wenn man kein Dogmatiker ist. Denn die Grundprinzipien und Werte passen sehr gut zusammen. Das ist im heutigen 2. Workshop mit dem Kunden wieder klar geworden. Bereits vor 1 Monat hatten wir den ersten Workshop – dabei bin ich mit Teilnehmern der PRINCE2 Foundation durchgegangen, wie die Arbeitsweise im Unternehmen mit Scrum ergänzt werden kann. Heute war es anders herum. Scrum Product Owner wollten verstehen, was PRINCE2 ist und überlegen, wie beide Methoden für eigene Projekte angewendet werden können – und sie können …
Die Aufgabe war herausfordernd. Wir möchten, dass unsere Consultants ein gleiches Grundverständnis dazu erhalten, wie wir Projektmanagement leben wollen – und haben dafür nur 2 Tage – jeweils einen pro Gruppe von 10-12 Teilnehmern. Denn das Tagesgeschäft geht vor und unsere Kundenprojekte im Bankenumfeld machen keine Pause. Also haben wir uns 2 Freitage ausgesucht und sind dann alle Inhalte eines Projekts durchgegangen. Und es hat geholfen!
PRINCE2 in 3 Stunden – das war die Herausforderung, die mir einige Freunde der Wirtschaftsjunioren Frankfurt gestellt hatten. Sie wollten die Methode kennen lernen und einen Überblick darüber erhalten, wie sie für ihre eigene Projektwelt eingesetzt werden kann. Das Feedback war durchweg positiv, denn alle fanden Anknüpfungspunkte – Verbindungen zum Change Management wurden genauso deutlich wie die Ergänzungen zu PMI oder der GPM Methodik. Da es noch einige Anfragen gab, werde ich den Workshop sicher wiederholen. Mitglieder der Wirtschaftsjunioren erhalten dazu natürlich Sonderkonditionen.